Sin lugar a dudas, el presupuesto constituye uno de los instrumentos clave para el control de la gestión de cualquier empresa, grande o pequeña que sea. Como es sabido, existen muchas formas de elaborar el presupuesto de una empresa y existen técnicas altamente refinadas para guiar el proceso. No vamos a entrar en el análisis esas técnicas y, mucho menos, es nuestro propósito dar un veredicto sobre cuál es la mejor de ellas.
Sí vamos a centrarnos en una serie de preguntas clave que deben plantearse los responsables de la empresa tanto durante el proceso de elaboración del presupuesto como cuando deba procederse a su aprobación e implantación. Esas preguntas, al margen del método de elaboración utilizado, le permitirán a los niveles de responsabilidad cerciorarse de la validez y utilidad del propio presupuesto.
Si alguna o varias de las preguntas contenidas en este cuestionario no pueden ser contestadas correctamente o se tienen muchas dudas al respecto, quiere decir que existen vacíos que pueden llegar a ser muy peligrosos e, incluso, invalidar por completo el presupuesto de la empresa, convirtiéndolo, pues, en un instrumento inútil.
Las siguientes preguntas son parámetros sugeridos para evaluar el grado de funcionalidad del presupuesto realizado.
Al contestar cada una de las preguntas debe realizarse basado en realidades de la empresa o negocio y debe aplicarse el siguiente parámetro para cada respuesta.
SI: Si la respuesta de la pregunta es aplicada en un 100% dentro del presupuesto.
PARCIALMENTE: Si la respuesta de la pregunta es aplicada en un determinado porcentaje.
NO: Si la respuesta es negativa por no haberse tomado en cuenta dentro del presupuesto elaborado.
1. ¿Se han tomado en cuenta, de forma correcta, todos los aspectos relacionados con el entorno que podrían afectar la empresa: economía, sector oficial, competidores, mercado, etcétera?
2. ¿Se han identificado cuáles son las tendencias de todos los factores que podrían incidir en los ingresos, gastos y costes de la empresa: coste de las materias primas, energía, inflación, devaluación de la moneda, etcétera?
3. ¿Se han establecido, con claridad, y en términos financieros, los objetivos que se pretenden alcanzar? ¿Son suficientemente explícitos?
4. En los casos en que han surgido alternativas de gastos y costespara lograr los mismos objetivos, ¿se está suficientemente seguros de que se eligieron las alternativas más convenientes desde el punto de vista de la relación costes-resultados?
5. El presupuesto, ¿es coherente con los objetivos y estrategias que se piensan seguir en la empresa?
6. El presupuesto, ¿responde a la realidad de la empresa y su entorno de negocios?
7. ¿Dispone en realidad la empresa de la capacidad financiera y los recursos humanos, físicos, tecnológicos, etcétera,necesarios para cumplir las metas establecidas en el presupuesto?
8. ¿Se han considerado todos los riesgos posibles que podría implicar la implantación del presupuesto? (Por ejemplo, insuficiente capital de trabajo, exceso de gastos en proyectos no 100 x 100 seguros, incremento del punto muerto o punto de equilibrio, y similares.)
9. El método de elaboración del presupuesto, ¿es simple, está exento de complejidades innecesarias, se comprende con facilidad, lo comprenden y asimilan los dueños y directivos de la empresa?
10. La forma de estructurar el presupuesto, ¿permite que sus distintas partes y cuentas se puedan controlar con facilidad o exige que se implanten sistemas de re-alimentación complicada y costosa sin cuya existencia sería imposible todo control?
11. La información histórica que se utilizó para elaborar el presupuesto, ¿es fiable, completa, suficientemente minuciosa?
12. Los pronósticos y previsiones, ¿son sensatos, alcanzables, prácticos, exentos de “sueños y anhelos no comprobados”?
13. El nivel de detalle utilizado en las cuentas del presupuesto, ¿responde a la realidad y necesidades de la empresa, carece de complejidades o de cuentas demasiado generales?
14. ¿Se han contemplado todos los posibles conceptos de ingresos y gastos?
15. ¿Se han contemplado todas las actividades de la empresa, hasta las menos importantes?
16. ¿Se ha tomado en consideración, de manera especial, la incidencia que podrían tener en el presupuesto las tasas de inflación y devaluación previstas?
17. ¿Se pueden identificar con facilidades las variables clave? (1)
18. Las proyecciones de ingresos y egresos, ¿están basadas en un análisis razonable que incluye aspectos como tendencias del mercado, tendencias de los costes, potencialidad real de la red de ventas, estacionalidad del sector de negocios y similares?
(1) Las variables clave son:
a) Las que pueden variar de forma inesperada;
b) Las que, si cambian, pueden afectar de forma importante los resultados.
c) Las que, usualmente, escapan al sistema contable normal.
Espero que la información les sirva para realizar proyecciones mas acertadas y poder resolver de una manera certera las eventualidades económicas que surgen en trayecto del periodo a presupuestar.
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